UN accredited · UNITAR / CIFAL Istanbul

BAUMUN

BAUMUN

Privacy notice

Questions about your personal data, or a request to see, correct or delete it: baumunpr@gmail.com.

Kişisel verilerinizle ilgili sorularınız ve görme, düzeltme ya da silme talepleriniz için aynı adrese yazabilirsiniz. Türkçe metin aşağıda, İngilizcesi ondan sonra.

KVKK Aydınlatma Metni

Sürüm 1.1 · 29.10.2026

Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Sürüm: 1.0
Yürürlük Tarihi: [Tarih]

Bu Aydınlatma Metni, BAUMUN uygulaması kapsamında işlenen kişisel veriler hakkında kullanıcıları bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Uygulamanın teknik yapısında, veri işleme süreçlerinde, kullanılan hizmet sağlayıcılarda veya ilgili mevzuatta değişiklik yapılması halinde bu metin güncellenebilir. Metinde önemli bir değişiklik yapılması durumunda sürüm numarası güncellenir ve kullanıcılar uygun yöntemlerle bilgilendirilir. Yeni veya farklı bir açık rıza gerektiren durumlarda ilgili veri işleme faaliyeti gerçekleştirilmeden önce yeniden açık rıza alınır.

1. Veri Sorumlusu

Kişisel verileriniz; Bahçeşehir Üniversitesi Model Birleşmiş Milletler Kulübü (BAUMUN) ile aynı kulüp bünyesinde faaliyet gösteren Nemesis ve BAUMUN Junior organizasyonlarının faaliyetleri kapsamında işlenmektedir.

Veri işleme süreçlerine ilişkin soru, talep ve başvurularınız için güncel iletişim bilgilerine uygulama içerisindeki İletişim bölümünden ulaşabilirsiniz.

2. İşlenen Kişisel Veriler ve İşlenme Amaçları

Uygulama ve organizasyon süreçleri kapsamında aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:

  • Ad, soyad, e-posta adresi ve telefon numarası: Başvuru ve katılım süreçlerinin yürütülmesi, katılımcılarla iletişim kurulması ve organizasyonla ilgili bilgilendirmelerin yapılması amacıyla işlenir.

  • Doğum tarihi: Katılımcının yaşının doğrulanması, yaş sınırı bulunan faaliyetlerin yönetilmesi ve gerekli olması halinde sigorta süreçlerinin yürütülmesi amacıyla işlenir.

  • Kurum, bölüm ve sınıf bilgileri: Delegasyon ve katılımcı eşleştirmelerinin yapılması, organizasyon planlaması ve istatistiksel değerlendirmeler amacıyla işlenir.

  • Model United Nations (MUN) deneyimi: Katılımcının deneyim seviyesinin değerlendirilmesi ve uygun komite veya pozisyon atamalarının yapılması amacıyla işlenir.

  • Acil durumda iletişime geçilecek kişinin adı, soyadı ve telefon numarası: Konferans veya etkinlik sırasında meydana gelebilecek acil durumlarda gerekli iletişimin sağlanması amacıyla işlenir.

  • Diyet tercihi, alerji ve benzeri beslenme bilgileri: Catering ve yemek organizasyonunun katılımcı ihtiyaçlarına uygun şekilde planlanması amacıyla işlenir. Alerji veya sağlık durumuna ilişkin bilgiler, niteliğine göre özel nitelikli kişisel veri kapsamında değerlendirilebileceğinden, gerekli olduğu durumlarda ayrı bir açık rıza mekanizması üzerinden alınır.

  • Ödeme bilgileri ve ödeme dekontları: Katılım ücretlerinin doğrulanması, ödeme süreçlerinin takip edilmesi ve gerekli mali kayıtların oluşturulması amacıyla işlenir.

  • Veli veya yasal temsilcinin adı, soyadı, e-posta adresi ve telefon numarası: 18 yaşından küçük katılımcıların başvuru ve katılım süreçlerinin yürütülmesi amacıyla zorunlu olarak talep edilebilir.

  • Hesabı bulunmayan katılımcılara ilişkin bilgiler: Bir katılımcının okul, veli, delegasyon yetkilisi veya başka bir yetkili kişi tarafından sisteme kaydedilmesi halinde, kişisel verilerin sahibi kaydı gerçekleştiren kişi değil, bilgileri sisteme girilen katılımcıdır.

T.C. kimlik numarası — katılımcı kimliğinin doğrulanması, gerekli idari işlemlerin yürütülmesi, sigorta ve ilgili yasal/organizasyonel yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla işlenir.

3. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

Kişisel veriler, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili yasal yükümlülükler dikkate alınarak saklanır.

  • Başvuru bilgileri ve başvuru sorularına verilen cevaplar: İlgili konferansın sona ermesinden itibaren 3 yıl süreyle saklanır. Bu sürenin sonunda saklanması gerekli olmayan başvuru cevapları silinir veya anonim hale getirilir.

  • Ödeme kayıtları ve ödeme dekontları: İlgili mali ve muhasebesel yükümlülükler doğrultusunda 10 yıl süreyle saklanabilir.

  • E-posta içerikleri: İlgili konferansın sona ermesinden itibaren 2 yıl süreyle saklanır ve ardından silinir.

  • Oturum, cihaz ve teknik kullanım kayıtları: 90 gün süreyle saklanır ve ardından silinir.

  • Erişim ve denetim kayıtları: Sistem güvenliği ve yetkisiz erişimlerin tespiti amacıyla 2 yıl süreyle saklanır.

  • Anonim anket cevapları: Herhangi bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde anonim hale getirilmiş olmaları koşuluyla süresiz olarak saklanabilir.

Yasal bir zorunluluk, devam eden hukuki süreç veya yetkili makam talebi bulunması halinde ilgili veriler belirtilen sürelerden daha uzun süre saklanabilir.

4. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, BAUMUN uygulamasının ve organizasyon süreçlerinin yürütülmesi için gerekli teknik hizmetlerin sağlanması amacıyla sınırlı olarak hizmet sağlayıcılarla paylaşılabilir veya bu hizmet sağlayıcıların altyapılarında işlenebilir.

Bu kapsamda veriler;

  • barındırma ve sunucu hizmetleri,

  • veritabanı hizmetleri,

  • e-posta gönderim hizmetleri,

  • mobil bildirim hizmetleri,

  • dosya ve doküman yönetim sistemleri,

  • BAUMUN tarafından kullanılan Google Drive ve Google Sheets ortamları

üzerinden işlenebilir.

Aktarım ve erişim işlemleri yalnızca hizmetin sunulması, organizasyon faaliyetlerinin yürütülmesi, sistem güvenliğinin sağlanması ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla gerçekleştirilir.

Kişisel verileriniz reklam veya pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz.

5. Kişisel Verilerinize İlişkin Haklarınız

Uygulama içerisinde yer alan Profil → Gizlilik bölümü üzerinden:

  • hakkınızda saklanan kişisel verileri görüntüleyebilir ve indirebilir,

  • eksik veya hatalı bilgilerin düzeltilmesini talep edebilir,

  • hesabınızın ve ilgili kişisel verilerinizin silinmesini talep edebilir,

  • daha önce verdiğiniz açık rızaları görüntüleyebilir,

  • verdiğiniz açık rızaları geri çekebilir,

  • kişisel verilerinize gerçekleştirilen erişimlere ilişkin kayıtları görüntüleyebilirsiniz.

Ayrıca yürürlükteki kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat kapsamında sahip olduğunuz diğer haklara ilişkin taleplerinizi BAUMUN'a iletebilirsiniz.

Açık rızanın geri çekilmesi, geri çekme işleminden önce açık rızaya dayanılarak gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerinin hukuka uygunluğunu geriye dönük olarak etkilemez.

6. Metindeki Değişiklikler

Bu Aydınlatma Metni; uygulamanın teknik yapısında, kullanılan hizmet sağlayıcılarda, veri işleme amaçlarında, saklama sürelerinde veya ilgili mevzuatta meydana gelebilecek değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir.

Her güncellemede metnin sürüm numarası değiştirilir.

Kişisel verilerin işlenme biçimini önemli ölçüde etkileyen bir değişiklik yapılması halinde kullanıcılar uygun yöntemlerle bilgilendirilir. Değişikliğin yeni veya farklı bir açık rıza gerektirmesi halinde ilgili veri işleme faaliyeti gerçekleştirilmeden önce kullanıcıdan yeniden açık rıza alınır.

Privacy notice (English)

Version 1.1 · 29.10.2026

Personal Data Processing Information Notice

Version: 1.0
Effective Date: [Date]

This Information Notice has been prepared to inform users about the processing of personal data within the BAUMUN application.

This notice may be updated if there are changes to the technical structure of the application, the data processing activities, the service providers used, or the applicable legislation. Where a material change is made, the version number will be updated and users will be informed through appropriate means. If the change requires new or additional explicit consent, such consent will be obtained before the relevant processing activity begins.

1. Data Controller

Your personal data is processed within the activities of the Bahçeşehir University Model United Nations Club (BAUMUN) and the Nemesis and BAUMUN Junior organisations operating under the same club.

For questions, requests, or applications regarding the processing of your personal data, you may use the current contact information available in the Contact section of the application.

2. Personal Data Processed and Purposes of Processing

The following categories of personal data may be processed within the application and event management processes:

  • Full name, e-mail address and phone number:
    Processed for managing applications and participation, communicating with participants, and providing information related to events and organisational processes.

  • Date of birth:
    Processed for age verification, managing activities subject to age restrictions, and, where applicable, handling insurance-related processes.

  • Institution, department and year of study:
    Processed for delegation and participant matching, organisational planning, and statistical evaluation.

  • Model United Nations (MUN) experience:
    Processed to assess the participant’s level of experience and improve the quality of committee or position allocations.

  • Emergency contact name and phone number:
    Processed to enable necessary communication in the event of an emergency during a conference or other activity.

  • Dietary preferences, allergy information and similar dietary details:
    Processed for catering and meal planning in accordance with participant needs.
    Allergy or health-related information may, depending on its nature, constitute special category personal data and, where required, is collected through a separate explicit consent mechanism.

  • Payment information and payment receipts:
    Processed to verify participation fees, monitor payment processes, and maintain necessary financial records.

  • Guardian or legal representative name, e-mail address and phone number:
    May be required for participants under the age of 18 in order to manage their application and participation processes.

  • Information relating to participants without an account:
    Where a participant is registered in the system by a school, parent, guardian, delegation representative or another authorised person, the personal data belongs to the registered participant, not to the person submitting or maintaining the record.

Turkish Republic Identity Number (T.C. Kimlik No.) or Passport No — processed for identity verification, required administrative procedures, insurance processes, and the fulfilment of applicable legal or organisational obligations.

3. Retention Periods

Personal data is retained only for as long as required for the relevant processing purposes and in accordance with applicable legal obligations.

Planned retention periods are as follows:

  • Application information and answers provided during the application process:
    Retained for 3 years following the end of the relevant conference. After this period, answers that no longer need to be retained are deleted or anonymised.

  • Payment records and payment receipts:
    May be retained for 10 years in accordance with applicable financial and accounting obligations and may, where necessary, remain linked to relevant identity and application information.

  • E-mail content:
    Retained for 2 years after the end of the relevant conference and then deleted.

  • Session, device and technical usage records:
    Retained for 90 days and then deleted.

  • Access and audit logs:
    Retained for 2 years for system security, audit purposes and the detection of unauthorised access.

  • Anonymous survey responses:
    May be retained indefinitely provided that they cannot be linked to an identifiable individual.

Where required by law, an ongoing legal process, or a request from a competent authority, relevant data may be retained for longer than the periods stated above.

4. Transfers of Personal Data

Your personal data may be shared with or processed through service providers only to the extent necessary for the operation of the BAUMUN application and the management of organisational activities.

This may include services relating to:

  • hosting and servers,

  • databases,

  • e-mail delivery,

  • mobile notifications,

  • file and document management systems,

  • BAUMUN’s own Google Drive and Google Sheets environments.

Such transfers and access are limited to the purposes of providing the service, managing organisational activities, ensuring system security, and complying with legal obligations.

Your personal data is not sold to third parties or transferred to third parties for advertising or marketing purposes.

5. Your Rights

Through the Profile → Privacy section of the application, you may:

  • view and download the personal data stored about you,

  • request the correction of incomplete or inaccurate information,

  • request deletion of your account and related personal data,

  • view the explicit consents you have previously provided,

  • withdraw your consent,

  • review records showing access to your personal data, including who accessed it and when.

You may also submit requests concerning any other rights granted to you under applicable personal data protection legislation.

Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out on the basis of that consent before it was withdrawn.

6. Changes to this Notice

This Information Notice may be updated in response to changes in the technical structure of the application, service providers, processing purposes, retention periods or applicable legislation.

The version number will be updated whenever changes are made.

Where a change materially affects how personal data is processed, users will be informed through appropriate means. If the change requires new or separate explicit consent, such consent will be obtained before the relevant processing activity takes place.